Planilha de gastos: como montar a sua em 15 minutos

Uma planilha de gastos é uma tabela com cinco colunas (data, descrição, categoria, valor e forma de pagamento) e uma aba de resumo que soma por categoria. Montar a estrutura leva 15 minutos em qualquer editor de planilhas gratuito, no computador ou no celular. O que faz a planilha funcionar não é a fórmula, é a rotina de preenchimento: lançar os gastos em poucos minutos, duas ou três vezes por semana.

Antes de abrir a planilha: o que ela precisa responder

A planilha existe para responder três perguntas, todo mês:

1. Quanto entrou?
2. Para onde foi?
3. Quanto sobrou (ou faltou)?

Tudo que não ajuda a responder isso é enfeite. Gráfico colorido, dez abas e categoria para cada tipo de pão deixam a planilha bonita no primeiro dia e abandonada no décimo. Comece pelo mínimo e acrescente só o que fizer falta.

Se você ainda não sabe quanto ganha líquido nem quais são seus gastos fixos, faça primeiro o levantamento do artigo sobre orçamento pessoal. A planilha é a ferramenta; o orçamento é o plano. O programa Cidadania Financeira, do Banco Central, também oferece materiais gratuitos sobre controle de gastos para quem está começando.

As colunas: estrutura mínima que funciona

Crie uma aba chamada "Lançamentos" com estas colunas, nesta ordem:

Duas colunas opcionais que ajudam, se não pesarem:

• Fixo ou variável: um F ou V. Permite ver quanto do mês já está comprometido antes de qualquer decisão.
• Parcela: "2/6" para compras parceladas. Lembra que a compra ainda vai aparecer por quatro meses.

Crie uma segunda aba chamada "Resumo" com uma linha por categoria e uma fórmula que soma os lançamentos daquela categoria. A função SOMASE (ou SUMIF, em inglês) faz isso: soma a coluna de valor quando a coluna de categoria é igual ao nome que você indicar. Abaixo das categorias, coloque a renda líquida do mês e uma linha "Saldo" com a renda menos o total gasto.

Pronto. É isso que leva 15 minutos. O resto do artigo é sobre como usar.

Categorias sugeridas

Categorias demais matam a planilha; categorias de menos escondem o problema. Entre 8 e 12 costuma ser o ponto certo. Uma lista de partida:

1. Moradia: aluguel, condomínio, prestação, IPTU.
2. Contas da casa: luz, água, gás, internet, celular.
3. Alimentação: mercado, feira, padaria.
4. Restaurante e delivery: separado de alimentação de propósito, porque é onde a gordura costuma estar.
5. Transporte: combustível, transporte público, aplicativo de corrida, estacionamento, manutenção.
6. Saúde: plano, consulta, remédio, exame.
7. Educação: escola, curso, livro, material.
8. Lazer: cinema, bar, viagem, hobby.
9. Assinaturas: streaming, aplicativos, academia, clube.
10. Pessoal: roupa, cabelo, cosméticos.
11. Dívidas: parcela de empréstimo, fatura atrasada, juros.
12. Guardar: transferências para reserva e metas. Lançar como "gasto" garante que o dinheiro saiu de fato.

Deixe uma categoria "Outros" com a regra de que ela não pode passar de uns 5% do total. Se passar, está escondendo uma categoria que precisa existir.

Decida a categoria de cada tipo de gasto uma vez e não mude. Se "padaria" é alimentação em março e lazer em abril, a comparação entre meses deixa de valer.

A rotina de preenchimento

A planilha não é abandonada por ser difícil; é abandonada porque o preenchimento acumula. Dez gastos para lançar é fácil. Oitenta, no fim do mês, ninguém faz.

Uma rotina que se sustenta:

• Na hora do gasto: nada de planilha. Só guarde o comprovante ou anote no bloco de notas do celular: "padaria 18". Leva cinco segundos.
• Duas ou três vezes por semana (por exemplo, terça e sexta): abra a planilha e lance o que anotou. Cinco minutos.
• Uma vez por semana: confira o extrato do banco e a fatura do cartão para pegar o que escapou (débito automático, tarifa, assinatura). Mais cinco minutos.
• No fechamento do mês: lance a renda, olhe a aba de resumo, compare com o mês anterior e com o limite de cada categoria. Quinze minutos.

Compras no cartão de crédito entram na data da compra, não no vencimento da fatura. É assim que você vê o gasto no mês em que decidiu gastar. Na coluna de pagamento, "crédito" permite somar quanto a próxima fatura vai pesar.

Se você tem conta em mais de um banco, dois recursos ajudam a não esquecer nada: o Registrato, serviço gratuito do Banco Central, lista todas as instituições em que você tem conta ou empréstimo; e o Open Finance, sistema regulado pelo Banco Central, permite que, com seu consentimento, um aplicativo reúna extratos de vários bancos em um só lugar.

Exemplo: um mês hipotético e como ler os totais

Imagine uma pessoa com renda líquida de R$ 3.500. No fechamento do mês, a aba de resumo mostrou isto (valores hipotéticos e redondos, percentuais arredondados):

A leitura começa pelo saldo. Sobraram R$ 60 de R$ 3.500. Positivo, mas sem margem: qualquer imprevisto vira dívida.

Depois, procure a categoria que mais destoa do que você imaginava. Aqui, "restaurante e delivery" tem R$ 420, quase o mesmo que o mercado inteiro. É o alvo mais claro. Se essa categoria cair para R$ 200, o saldo do mês sobe para R$ 280, o suficiente para começar uma reserva de emergência.

Em seguida, olhe as assinaturas. R$ 130 por mês são R$ 1.560 por ano. Vale abrir a lista e ver o que é usado de verdade.

Por fim, compare com o mês anterior. Uma categoria que subiu 30% de um mês para o outro pede explicação: foi um evento pontual (presente, viagem) ou um hábito novo? A resposta muda o que você faz a seguir.

Três meses de planilha são suficientes para enxergar o padrão. A partir daí, os totais viram os limites do seu orçamento, e a planilha passa a mostrar, semana a semana, se você está dentro deles.

Alternativas: aplicativo ou caderno

A planilha não é obrigatória. O que importa é registrar e somar por categoria. Cada ferramenta tem um perfil.

Aplicativo de finanças. Vantagem: muitos importam os lançamentos do cartão e da conta automaticamente, inclusive por Open Finance, e categorizam sozinhos. Desvantagem: a categorização automática erra, e quem não confere acaba com um relatório bonito e errado. Serve bem para quem tem muitos lançamentos e pouca paciência.

Caderno. Vantagem: zero tecnologia, funciona para quem não gosta de tela e torna o gasto mais consciente, porque escrever à mão demora. Desvantagem: somar por categoria dá trabalho, e comparar meses é difícil. Serve bem para quem tem poucos lançamentos ou está começando.

Planilha. Fica no meio: controle total, flexibilidade para criar o que quiser, soma automática. Exige a rotina de lançamento. Serve bem para quem quer entender de verdade para onde o dinheiro vai.

Um caminho comum é começar no caderno, migrar para a planilha quando as somas ficarem chatas e, mais tarde, usar um aplicativo para importar e a planilha para analisar. Não existe ferramenta certa; existe a que você vai preencher.

Erros que fazem a planilha ser abandonada

Quem já começou e parou uma planilha reconhece pelo menos um destes:

Querer o modelo perfeito antes de começar. Procurar o template ideal consome a energia que deveria ir para o lançamento. Cinco colunas e uma aba de resumo bastam.

Deixar para lançar no fim do mês. Oitenta lançamentos de uma vez, metade sem lembrar o que era. Lance duas vezes por semana.

Categorias demais. Vinte categorias viram vinte decisões a cada lançamento. Fique entre 8 e 12.

Não lançar os pequenos gastos. "Não vale a pena anotar R$ 5." Vale: é justamente a soma deles que a planilha revela. Veja quanto eles custam por ano no artigo como economizar dinheiro todo mês.

Lançar a fatura do cartão como um gasto só. Isso esconde para onde o dinheiro foi. Lance cada compra na sua categoria.

Sentir culpa e parar de olhar. A planilha não julga; ela informa. Um mês ruim registrado vale mais do que um mês bom imaginado.

Não usar os totais para nada. Se os números não mudam nenhuma decisão, a planilha vira diário. Todo fechamento deve terminar com um ajuste para o mês seguinte, mesmo pequeno.